Czym jest Digital Process Automation (Automatyzacja Procesów Cyfrowych)?
Digital Process Automation (DPA) to podejście polegające na wykorzystaniu technologii cyfrowych do automatyzacji procesów biznesowych end-to-end. W praktyce oznacza to standaryzację, cyfryzację i automatyzację powtarzalnych procesów w firmie przy użyciu narzędzi informatycznych DPA wywodzi się z koncepcji Business Process Management i ewoluowała wraz z rozwojem narzędzi low-code oraz sztucznej inteligencji. W odróżnieniu od prostego automatyzowania pojedynczych zadań, Digital Process Automation koncentruje się na automatyzacji całych workflow, często obejmujących wiele aplikacji oraz etapów wymagających interakcji ludzi i systemów. Dzięki temu możliwe jest eliminowanie „wąskich gardeł” i ręcznych czynności w procesach, co przekłada się na większą spójność i wydajność operacji.
AutomAIze to przykład firmy specjalizującej się w implementacji digital process automation. Firma koncentruje się na usprawnianiu procesów back-office w sektorze usług B2B – m.in. w finansach, księgowości, raportowaniu i administracji. Wdrażając rozwiązania oparte na AI i platformach low-code oraz integrując istniejące systemy IT, AutomAIze pomaga organizacjom zredukować udział pracy manualnej, obniżyć koszty i zwiększyć efektywność operacyjną w tych obszarach. Takie strategiczne podejście do automatyzacji procesów wewnętrznych stanowi istotny element transformacji cyfrowej firm usługowych.
Wartość digital process automation dla firm usługowych B2B
W firmach usługowych B2B (np. doradczych, finansowych, outsourcingowych) wiele procesów wewnętrznych wciąż opiera się na pracy ludzkiej – przetwarzaniu dokumentów, wprowadzaniu danych, tworzeniu raportów. Digital process automation niesie za sobą szereg korzyści biznesowych, które są szczególnie cenne w tych właśnie organizacjach nastawionych na efektywność operacyjną i skalowalność usług. Do najważniejszych zalet DPA należą:
- Oszczędność czasu i wyższa wydajność – Zautomatyzowane workflow działają znacznie szybciej niż manualne. Procesy trwające dawniej dni zostają skrócone do minut, co pozwala pracownikom szybciej realizować zadania i obsłużyć większą liczbę spraw w tym samym czasie. Przykładowo, jeśli obsługa zapytania klienta czy zatwierdzenie faktury zajmowało wcześniej kilka godzin, dzięki DPA może odbywać się niemal w czasie rzeczywistym.
- Redukcja kosztów operacyjnych – Automatyzacja ogranicza nakład pracy manualnej, dzięki czemu firmy mogą obniżyć koszty procesów nawet o 50%pearlorganisation.com. Zastąpienie części pracy ludzi przez narzędzia software’owe oznacza mniejsze wydatki na roboczogodziny przy zachowaniu (a często poprawie) jakości obsługi. Co więcej, inwestycje w automatyzację często zwracają się szybko – uwolnione zasoby ludzkie można przesunąć do zadań generujących większą wartość.
- Eliminacja błędów i wyższa jakość – Ręczne przepisywanie danych czy przetwarzanie dokumentów bywa podatne na pomyłki. DPA minimalizuje ten problem: zautomatyzowane procesy usuwają czynnik błędu ludzkiego przy typowych czynnościach administracyjnych. Dzięki temu dane w systemach są bardziej poprawne, raporty bardziej wiarygodne, a zgodność z procedurami czy regulacjami – łatwiejsza do utrzymania. Poprawa dokładności przekłada się też na lepsze decyzje biznesowe podejmowane w oparciu o te dane.
- Skalowalność i większa efektywność operacyjna – Rozwiązania DPA pozwalają firmie rosnąć bez analogicznego wzrostu kosztów i zatrudnienia. Zautomatyzowany proces jest skalowalny – obsługa większego wolumenu transakcji nie wymaga liniowego zwiększania liczby pracowników. Dzięki integracji systemów i standaryzacji workflow organizacja staje się bardziej elastyczna – łatwiej wprowadzać nowe usługi lub dostosowywać się do zwiększonego popytu. Dodatkowo, odciążeni od żmudnych zadań pracownicy mogą skupić się na usprawnianiu procesów, obsłudze klientów czy analizie danych, co również podnosi efektywność całej firmy.
Narzędzia wykorzystywane do digital process automation
Osiągnięcie cyfrowej automatyzacji procesów wymaga odpowiednich narzędzi programistycznych i platform. W ostatnich latach pojawiło się wiele rozwiązań umożliwiających automatyzację nawet złożonych procesów przy niewielkim udziale kodowania – co ułatwia wdrażanie DPA w działach biznesowych. Do najczęściej wykorzystywanych narzędzi w obszarze digital process automation należą:
- Robotyzacja procesów (RPA) – narzędzia RPA pozwalają tworzyć tzw. „roboty software’owe”, które naśladują czynności użytkownika w aplikacjach. Świetnie sprawdzają się w automatyzacji powtarzalnych, opartych na regułach zadań, takich jak przenoszenie danych między systemami, uzupełnianie formularzy czy wykonywanie operacji w interfejsach webowych. Przykładowi dostawcy RPA to m.in. UiPath, Blue Prism czy Automation Anywhere. Roboty te działają 24/7, eliminując opóźnienia i błędy wynikające ze zmęczenia pracownika.
- Platformy low-code / no-code – są to narzędzia do budowy aplikacji i procesów bez potrzeby tradycyjnego programowania. Umożliwiają definiowanie workflow, formularzy, integracji za pomocą graficznego interfejsu. Przykładem jest Microsoft Power Platform (Power Apps, Power Automate), która pozwala łatwo tworzyć automatyczne przepływy pracy w ekosystemie Office 365. Podobnie Google AppSheet czy Zapier oferują możliwość łączenia różnych usług w zautomatyzowane sekwencje działań. Platformy low-code przyspieszają wdrożenie DPA, bo rozwiązania mogą budować nawet analitycy biznesowi, a nie wyłącznie programiściautomaize.pl.
- Sztuczna inteligencja (AI) i OCR – coraz częściej automatyzacja procesów wspierana jest przez komponenty AI. Uczenie maszynowe i inteligentne rozpoznawanie dokumentów (OCR) pozwalają automatycznie odczytywać dane z faktur, formularzy czy e-maili, które wcześniej musiał analizować człowiek. AI znajduje zastosowanie w procesach wymagających podejmowania decyzji na podstawie danych – np. ocena wniosków kredytowych, kategoryzacja zgłoszeń od klientów, chatboty obsługujące klientów. Dzięki AI automatyzacja wychodzi poza proste schematy i radzi sobie z nieustrukturyzowanymi danymi (tekst, skany, PDFy). AutomAIze wdraża np. rozwiązania AI do przetwarzania dokumentów finansowych, co pozwala znacząco usprawnić pracę działów księgowości.
- Integracja systemów i API – kluczowym elementem DPA jest połączenie rozproszonych systemów w spójny ekosystem. Wykorzystuje się do tego integracje przez API lub platformy integration platform as a service (np. Make.com czy Zapier), które umożliwiają przepływ danych między aplikacjami Dzięki integracji, proces może automatycznie pobierać dane z jednego systemu (np. CRM), przetwarzać je i zapisywać wynik w innym (np. systemie finansowym) bez udziału człowieka. Eliminujemy tym samym ręczne eksporty/importy plików czy przekazywanie informacji e-mailem. Dobrze zintegrowane systemy to fundament automatyzacji end-to-end, gdzie informacja płynie bez zakłóceń przez wszystkie etapy procesu.
Przykłady zastosowania digital process automation (Case study)
Aby lepiej zilustrować, jak digital process automation przekłada się na realne usprawnienia, poniżej przedstawiono trzy przykłady zastosowania DPA w firmach B2B z różnych obszarów biznesowych:
Automatyzacja księgowania faktur (finanse)
Dział finansowy w firmie usługowej zautomatyzował proces obsługi faktur kosztowych za pomocą AI. Zastosowano inteligentne odczytywanie dokumentów (OCR) połączone z modułem sztucznej inteligencji do ekstrakcji danych z faktur i ich wprowadzania do systemu ERP. Rezultat to redukcja kosztów obsługi faktur o ok. 80% oraz eliminacja ręcznego przepisywania danych. Pracownicy działu księgowości zaoszczędzili dziesiątki godzin miesięcznie, które mogli przeznaczyć na kontroling czy analizę finansową, zamiast na monotonne wprowadzanie danych (więcej tutaj).
Automatyzacja raportowania zarządczego
Jeden z wiodących banków w Europie zintegrował rozproszone raporty operacyjne z różnych oddziałów w ramach jednej platformy Business Intelligence (Power BI). Dzięki temu setki ręcznie tworzonych raportów Excel zostały zastąpione przez automatyczne dashboardy KPI. W efekcie uzyskano spójne dane z 99% dokładnością i znacząco przyspieszono obieg informacji (więcej tutaj). Zarząd banku mógł śledzić kluczowe wskaźniki w czasie zbliżonym do rzeczywistego (dane odświeżane co kilkadziesiąt minut zamiast co kwartał), a zespoły operacyjne uwolniły ~40% czasu wcześniej poświęcanego na ręczne przygotowanie raportów – angażując go w analizę wyników i działania korygujące. Transformacja procesu raportowania przełożyła się na lepsze decyzje biznesowe oparte na aktualnych danych oraz poprawę dyscypliny informacyjnej w całej organizacji.
Automatyzacja generowania dokumentów (administracja)
Firma z sektora usług B2B usprawniła żmudny proces przygotowywania dokumentów ofertowych i umów dla klientów. Wykorzystano platformę low-code Microsoft Power Automate do połączenia danych z CRM i zewnętrznych rejestrów (np. KRS) z szablonami dokumentów Word. Teraz oferty i umowy są tworzone automatycznie – dane podstawiają się do odpowiednich pól w szablonie, a gotowy dokument jest od razu archiwizowany. Efekt to oszczędność rzędu 80% czasu pracy potrzebnego wcześniej na manualne przygotowanie dokumentów(więcej tutaj). Udało się niemal całkowicie wyeliminować ręczne kopiowanie informacji między Excelami a Wordem, co nie tylko przyspieszyło proces, ale też zlikwidowało częste błędy formatowania i pomyłki w treści. Pracownicy administracyjni mogą teraz skupić się na obsłudze klientów i dopracowywaniu treści ofert, zamiast na czynnościach „kopiuj-wklej”.
Podsumowanie roli digital process automation w budowaniu efektywności operacyjnej
Digital process automation staje się obecnie kluczowym elementem strategii rozwoju firm B2B, które chcą zwiększać swoją konkurencyjność poprzez poprawę efektywności wewnętrznej. Automatyzacja procesów cyfrowych przynosi wymierne korzyści – od redukcji kosztów i oszczędności czasu, przez poprawę jakości danych i obsługi, po większą skalowalność biznesu. Co ważne, wdrożenie DPA nie wymaga budowy wszystkiego od zera: dzięki nowoczesnym platformom low-code oraz modułom AI, można usprawniać istniejące procesy i integrować obecne systemy stosunkowo szybko. Pierwsze pilotażowe wdrożenia często zwracają się już po kilku miesiącach i stają się bazą do dalszej automatyzacji kolejnych obszarów.
Firmy usługowe, które sięgają po digital process automation, zyskują nie tylko niższe koszty operacyjne, ale też lepszą kontrolę nad procesami i większą satysfakcję pracowników (uwolnionych od nużących zadań). DPA to zatem inwestycja, która przekłada się na długofalowy wzrost produktywności i jakości usług. W dobie transformacji cyfrowej i rosnącej presji konkurencyjnej, automatyzacja procesów cyfrowych staje się nie tyle opcją, co koniecznością dla przedsiębiorstw dążących do doskonałości operacyjnej.
Digital process automation udowadnia, że nowoczesne technologie mogą odciążyć organizacje od codziennej rutyny, pozwalając skupić się na tym, co naprawdę ważne – rozwoju biznesu i dostarczaniu najwyższej wartości dla klientów.
Digital process automation to klucz do oszczędności kosztów
Masz pomysł na automatyzację? Skontaktuj się z nami! Podpowiemy jak zacząć oraz jakie są wyzwania z budową jej.