Odzyskaj czas i skup się na biznesie dzięki automatyzacji procesów biznesowych

Automatyzacja kategoryzowania i odpowiedzi na maile

Problem: pracownicy firm tracą znaczną ilość czasu na ręczne kategoryzowanie i odpowiadanie na maile, co opóźnia reakcje na zapytania klientów i obniża efektywność pracy.

Rozwiązanie: wdrożenie zautomatyzowanego systemu kategoryzowania i odpowiadania na maile z wykorzystaniem narzędzi AI, takich jak Microsoft Copilot czy ChatGPT, które analizują treść wiadomości, przypisują je do odpowiednich kategorii i generują wstępne odpowiedzi.

Oczekiwane rezultaty: skrócenie czasu reakcji na maile, odciążenie pracowników od rutynowych zadań oraz zwiększenie satysfakcji klientów dzięki szybszej i bardziej precyzyjnej obsłudze.

Automatyzacja komunikacji z klientem (chatbot)

Problem: firmy tracą czas i zasoby na obsługę powtarzalnych zapytań klientów, co obniża efektywność zespołów oraz wydłuża czas reakcji.

Rozwiązanie: wdrożenie zautomatyzowanego systemu komunikacji z klientem w postaci chatbota wykorzystującego AI, takiego jak Intercom lub Zowie, który odpowiada na najczęstsze pytania, kieruje klientów do odpowiednich działów i integruje się z systemami CRM.

Oczekiwane rezultaty: skrócenie czasu reakcji na zapytania, zwiększenie satysfakcji klientów oraz redukcja obciążenia pracowników dzięki inteligentnemu, całodobowemu wsparciu klienta.

Wewnętrzny asystent FAQ

Problem: pracownicy często tracą czas na szukanie odpowiedzi na powtarzające się pytania dotyczące procedur, narzędzi czy polityk firmy, co obniża efektywność i zwiększa frustrację.

Rozwiązanie: stworzenie wewnętrznego asystenta FAQ opartego na AI, takiego jak ChatGPT lub Microsoft Copilot, zintegrowanego z systemami wewnętrznymi, który dostarcza szybkich, precyzyjnych odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

Oczekiwane rezultaty: skrócenie czasu wyszukiwania informacji, poprawa efektywności pracy zespołów oraz zwiększenie satysfakcji pracowników dzięki łatwemu dostępowi do wiarygodnych i aktualnych danych w jednym miejscu.

Automatyzacja generowania ofert

Problem: ręczne przygotowywanie ofert dla klientów jest czasochłonne, podatne na błędy i utrudnia szybkie reagowanie na zapytania, co może obniżać konkurencyjność firmy.

Rozwiązanie: wdrożenie systemu automatycznego generowania ofert z wykorzystaniem narzędzi takich jak Microsoft Power Automate, Power Apps czy ChatGPT, który na podstawie danych wejściowych tworzy spersonalizowane oferty w spójnym formacie, uwzględniając cenniki, specyfikacje i warunki współpracy.

Oczekiwane rezultaty: skrócenie czasu przygotowywania ofert, poprawa ich jakości i spójności oraz zwiększenie efektywności procesów sprzedażowych, co przekłada się na lepszą obsługę klienta i wyższe wskaźniki konwersji.

"ChatGPT" na twoim serwerze

Problem: firmy obawiają się udostępniania wrażliwych danych w publicznych chmurach podczas korzystania z narzędzi AI, takich jak ChatGPT, co ogranicza ich zdolność do wykorzystywania zaawansowanych technologii w procesach wewnętrznych.

Rozwiązanie: implementacja asystenta AI na dedykowanym serwerze firmy lub w jej prywatnej chmurze z wykorzystaniem lokalnych modeli językowych i narzędzi do zarządzania danymi zgodnie z polityką bezpieczeństwa. Dzięki temu firma może w pełni kontrolować dane i zapewnić zgodność z regulacjami, np. RODO.

Oczekiwane rezultaty: bezpieczne wykorzystanie możliwości AI do automatyzacji procesów i wsparcia pracowników, pełna kontrola nad danymi oraz zwiększenie zaufania i wydajności dzięki personalizowanemu rozwiązaniu dostosowanemu do potrzeb organizacji.

Automatyzacja newslettera

Problem: ręczne przygotowywanie i wysyłka newsletterów jest czasochłonne, podatne na błędy i utrudnia regularną komunikację z klientami oraz ich personalizację.

Rozwiązanie: wdrożenie automatyzacji procesu tworzenia i wysyłki newsletterów z wykorzystaniem narzędzi takich jak Make lub Power Automate, które integrują dane klientów, generują spersonalizowane treści i automatycznie planują kampanie mailingowe.

Oczekiwane rezultaty: oszczędność czasu i zasobów, poprawa jakości komunikacji z klientami oraz zwiększenie zaangażowania odbiorców dzięki personalizowanym i regularnie wysyłanym newsletterom.

Voicebot na rozmowy przychodzące / wychodzące

Problem: Wysokie koszty obsługi telefonicznej, długie czasy oczekiwania i trudności ze skalowaniem w godzinach szczytu utrudniają efektywną obsługę klientów.

Rozwiązanie: Implementacja voicebota AI automatyzującego rozmowy przychodzące i wychodzące, obsługującego powtarzalne pytania, umawiającego spotkania i wspierającego kampanie wychodzące z integracją z systemami CRM. Voiceboty mogą skutecznie obsłużyć nawet 80% zapytań klientów, działają 24/7 i są w stanie zredukować obciążenie konsultantów, co wpływa na płynność obsługi.

Rezultaty: znacząca redukcja kosztów operacyjnych dzięki automatyzacji procesów, skrócenie czasu oczekiwania klientów na odpowiedź, zwiększenie efektywności obsługi poprzez możliwość obsłużenia tysięcy połączeń jednocześnie i poprawa zadowolenia klientów dzięki szybszej, bardziej spersonalizowanej obsłudze.

Raportowanie operacyjne

Problem: firmy często mierzą się z nieefektywnym i czasochłonnym procesem raportowania operacyjnego, który opiera się na ręcznym zbieraniu danych z różnych źródeł, co prowadzi do błędów i opóźnień w podejmowaniu decyzji.

Rozwiązanie: automatyzacja procesu raportowania operacyjnego z wykorzystaniem narzędzi takich jak Power BI, Tableau czy SQL, pozwalająca na integrację danych w czasie rzeczywistym oraz generowanie dynamicznych, przejrzystych raportów.

Oczekiwane rezultaty: szybszy dostęp do wiarygodnych danych, poprawa jakości decyzji operacyjnych oraz redukcja nakładu pracy dzięki zautomatyzowanemu i intuicyjnemu systemowi raportowania.

Przeczytaj więcej tutaj

Podsumowanie raportów jakościowych

Problem: przygotowywanie raportów jakościowych jest często czasochłonne i wymaga ręcznego zbierania oraz analizowania danych z różnych źródeł, co prowadzi do błędów i opóźnień w przekazywaniu kluczowych informacji decyzyjnych.

Rozwiązanie: automatyzacja procesu podsumowywania raportów jakościowych z wykorzystaniem narzędzi takich jak Power Apps, Python czy Power Automate, które integrują dane, generują wizualizacje i automatyczne podsumowania kluczowych wskaźników jakości.

​Oczekiwane rezultaty: szybsze tworzenie kompleksowych raportów, poprawa przejrzystości danych jakościowych oraz większa efektywność podejmowania decyzji opartych na aktualnych i wiarygodnych informacjach.

Zobacz case study w tej automatyzacji

Automatyzacje przepływu dokumentów

Problem: firmy często borykają się z czasochłonnym i kosztownym obiegiem dokumentów, który powoduje błędy, opóźnienia i brak kontroli nad procesami administracyjnymi.

Rozwiązanie: wdrożenie zautomatyzowanego systemu przepływu dokumentów z wykorzystaniem narzędzi low-code/no-code, takich jak Power Automate czy Make.com, integrującego różne platformy i zapewniającego standaryzację oraz automatyczne przypisywanie zadań.

Oczekiwane rezultaty: znaczące skrócenie czasu obiegu dokumentów, eliminacja błędów manualnych, lepsza kontrola nad procesami oraz oszczędności kosztowe dzięki usprawnionej administracji.

Sprawdzanie zgodności dokumentów

Problem: firmy często muszą ręcznie weryfikować zgodność dokumentów z regulacjami lub wewnętrznymi wytycznymi, co jest czasochłonne, podatne na błędy i kosztowne.

Rozwiązanie: automatyzacja procesu sprawdzania zgodności dokumentów za pomocą narzędzi takich jak OCR, AI do analizy tekstu oraz workflow automation, które identyfikują kluczowe treści i porównują je z wymaganiami prawnymi lub firmowymi.

Oczekiwane rezultaty: zwiększenie dokładności i szybkości weryfikacji dokumentów, zmniejszenie ryzyka błędów oraz oszczędność czasu i zasobów ludzkich dzięki zautomatyzowanemu procesowi.

Usprawnienie zbierania informacji i automatyczne formularze

Problem: ręczne zbieranie informacji przez pracowników za pomocą tradycyjnych formularzy jest czasochłonne, podatne na błędy i powoduje opóźnienia w przetwarzaniu danych.

Rozwiązanie: wdrożenie automatycznych, dynamicznych formularzy zintegrowanych z systemami firmowymi, z wykorzystaniem narzędzi takich jak Microsoft Forms, Power Apps czy Make.com, które automatycznie walidują dane i przesyłają je do odpowiednich baz danych.

Oczekiwane rezultaty: przyspieszenie procesu zbierania i przetwarzania informacji, zmniejszenie liczby błędów wprowadzania danych oraz oszczędność czasu pracowników dzięki intuicyjnym i zautomatyzowanym rozwiązaniom.

Automatyczne generowanie dokumentacji

Problem: tworzenie dokumentacji ręcznie jest czasochłonne, podatne na błędy i często prowadzi do niespójności w treści, co wpływa na efektywność i jakość procesów biznesowych.

Rozwiązanie: wdrożenie systemu automatycznego generowania dokumentacji z wykorzystaniem narzędzi takich jak Microsoft Word z dodatkami AI, Power Automate lub Python, który bazując na szablonach i danych wejściowych automatycznie tworzy spersonalizowane dokumenty zgodne z firmowymi standardami.

Oczekiwane rezultaty: znaczące przyspieszenie procesu tworzenia dokumentacji, poprawa jej jakości i spójności oraz redukcja czasu i zasobów potrzebnych do realizacji tego zadania dzięki automatyzacji.

Przeczytaj case study tutaj

Automatyczne monitorowanie nowości, zmian prawnych

Problem: firmy często mają trudności z bieżącym śledzeniem nowości i zmian prawnych, co prowadzi do ryzyka niezgodności z regulacjami oraz kosztownych konsekwencji.

Rozwiązanie: wdrożenie zautomatyzowanego systemu monitorowania zmian prawnych z wykorzystaniem narzędzi takich jak Perplexity, API serwisów prawnych, ChatGPT czy Microsoft Power Automate, który zbiera, analizuje i przesyła powiadomienia o istotnych zmianach w prawie.

Oczekiwane rezultaty: zwiększenie zgodności z regulacjami, szybsze reagowanie na zmiany prawne oraz odciążenie zespołów prawnych i administracyjnych dzięki automatyzacji monitorowania i raportowania.

Masowe tłumaczenie plików

Problem: ręczne tłumaczenie dużej liczby plików w różnych formatach jest czasochłonne, kosztowne i podatne na błędy, co opóźnia procesy biznesowe i komunikację międzynarodową.

Rozwiązanie: wdrożenie rozwiązania do masowego tłumaczenia plików z wykorzystaniem narzędzi takich jak DeepL API, Microsoft Translator lub Python z bibliotekami do przetwarzania tekstu, które automatycznie tłumaczą treści w plikach takich jak Word, Excel czy PDF, zachowując ich oryginalne formatowanie.

Oczekiwane rezultaty: szybsze i bardziej efektywne tłumaczenie dokumentów, redukcja kosztów związanych z ręcznym tłumaczeniem oraz poprawa komunikacji w międzynarodowych środowiskach dzięki wysokiej jakości, automatycznym przekładom.

Automatyzacja proof-reading dokumentów

Problem: ręczna korekta dokumentów jest czasochłonna i podatna na przeoczenia, co prowadzi do błędów w komunikacji oraz obniża profesjonalny wizerunek firmy.

Rozwiązanie: wdrożenie zautomatyzowanego systemu korekty tekstów z wykorzystaniem narzędzi takich jak Grammarly, Microsoft Copilot czy ChatGPT, które analizują treść dokumentów, identyfikują błędy językowe, stylistyczne i gramatyczne oraz sugerują poprawki.

Oczekiwane rezultaty: skrócenie czasu potrzebnego na korektę, poprawa jakości dokumentów oraz zwiększenie efektywności pracy zespołów dzięki automatycznemu i niezawodnemu systemowi proof-readingu.

Automatyzacja monitorowania wydajności firmy

Problem: firmy często mają trudności z bieżącym monitorowaniem wydajności, co prowadzi do opóźnień w identyfikacji problemów operacyjnych i spadku efektywności działania.

Rozwiązanie: wdrożenie systemu automatycznego monitorowania wydajności firmy z wykorzystaniem narzędzi takich jak Power BI, Tableau, czy Microsoft Fabric, które integrują dane z różnych działów, analizują je w czasie rzeczywistym i generują dynamiczne dashboardy oraz alerty.

Oczekiwane rezultaty: poprawa widoczności kluczowych wskaźników wydajności (KPI), szybsze wykrywanie odchyleń oraz usprawnienie procesu podejmowania decyzji dzięki ciągłemu i automatycznemu dostępowi do aktualnych danych.

Prognozowanie sprzedaży

Problem: firmy często borykają się z nieprecyzyjnym prognozowaniem sprzedaży, co prowadzi do problemów z zarządzaniem zapasami, planowaniem produkcji i alokacją zasobów.

Rozwiązanie: wdrożenie systemu prognozowania sprzedaży z wykorzystaniem narzędzi takich jak Python, Power BI, Microsoft Excel z Power Query czy modele machine learning, które analizują dane historyczne, trendy rynkowe oraz sezonowość w celu generowania dokładnych prognoz.

Oczekiwane rezultaty: Lepsze planowanie zasobów, zwiększenie efektywności operacyjnej oraz poprawa wyników finansowych dzięki precyzyjniejszym prognozom sprzedaży i szybszemu reagowaniu na zmieniające się potrzeby rynku.

Wielojęzyczne wdrożenia dla nowych pracowników

Problem: proces wdrażania nowych pracowników w firmach międzynarodowych jest często utrudniony przez bariery językowe, co prowadzi do opóźnień w adaptacji i obniżonej efektywności.

Rozwiązanie: stworzenie zautomatyzowanego, wielojęzycznego programu onboardingowego z wykorzystaniem narzędzi takich jak Microsoft 365, Power Apps i DeepL, umożliwiającego generowanie dokumentów, szkoleń i materiałów w preferowanym języku pracownika.

Oczekiwane rezultaty: skrócenie czasu wdrożenia, poprawa zrozumienia procesów przez nowych pracowników oraz ich szybsza integracja w zespole, co zwiększa efektywność operacyjną i satysfakcję z pracy.

Automatyczne dopasowanie kandydata do CV

Problem: Proces ręcznego przeglądania CV i dopasowywania kandydatów do ofert pracy jest czasochłonny, kosztowny i podatny na błędy ludzkie, co obniża efektywność rekrutacji.

Rozwiązanie: Wdrożenie systemu automatycznego dopasowywania kandydatów do ofert pracy z wykorzystaniem narzędzi AI, takich jak ChatGPT, Microsoft Copilot czy Python, które analizują treść CV, porównują ją z wymaganiami stanowiskowymi i generują rankingi najlepszych dopasowań.

Oczekiwane rezultaty: Skrócenie czasu rekrutacji, lepsze dopasowanie kandydatów do stanowisk oraz zwiększenie efektywności pracy działu HR dzięki eliminacji ręcznych i powtarzalnych zadań.

Automatyczne generowanie materiałów szkoleniowych

Problem: firmy tracą czas i zasoby na obsługę powtarzalnych zapytań klientów, co obniża efektywność zespołów oraz wydłuża czas reakcji.

Rozwiązanie: wdrożenie zautomatyzowanego systemu komunikacji z klientem w postaci chatbota wykorzystującego AI, który odpowiada na najczęstsze pytania, kieruje klientów do odpowiednich działów i integruje się z systemami CRM.

Oczekiwane rezultaty: skrócenie czasu reakcji na zapytania, zwiększenie satysfakcji klientów oraz redukcja obciążenia pracowników dzięki inteligentnemu, całodobowemu wsparciu klienta.

​​​​​​​Rejestracja i monitorowanie czasu pracownika

Problem: Ręczne rejestrowanie i monitorowanie czasu pracy jest czasochłonne, podatne na błędy oraz utrudnia analizę efektywności pracy i zgodność z regulacjami.

Rozwiązanie: Wdrożenie zautomatyzowanego systemu rejestracji i monitorowania czasu pracy z wykorzystaniem narzędzi takich jak Power Apps, Microsoft Dynamics 365 czy Make.com, który umożliwia śledzenie godzin pracy, generowanie raportów i integrację z systemami kadrowymi.

Oczekiwane rezultaty: Dokładne i przejrzyste dane dotyczące czasu pracy, usprawnienie zarządzania zasobami ludzkimi oraz zwiększenie zgodności z regulacjami prawnymi i wewnętrznymi standardami.