Raport warsztatów automatyzacji procesów

Stare procesy, nowe podejście - jak Firma Usługowa B2B może zwiększyć produktywność swojej pracy o 30%?

Firma Usługowa B2B - Biuro Projektowe

Grudzień 15, 2024

Automatyzacja procesów

Informacje kontaktowe

Agenda

1 Dlaczego musimy
działać teraz? Kluczowe wyzwania Firmy Usługowej B2B

Obecne procesy operacyjne w Firma Usługowa B2B są nieefektywne i opierają się na ręcznych działaniach, co prowadzi do strat czasu, niskiej produktywności oraz ograniczonego wykorzystania technologii. Problemy obejmują m.in. nieaktualizowaną bazę CRM, ręczne procesy administracyjne, brak integracji systemów, a także rozproszoną dokumentację i dane. Sytuacja ta hamuje rozwój firmy, utrudniając realizację strategicznych celów, takich jak oszczędność czasu, wzrost produktywności i poprawa doświadczeń pracowników. W ramach tej działalności firma skupia się na tych obszarach:

1. Outsourcing usług projektowych w branży budowlanej (60% przychodów)
   
2. • Projekty architektoniczne, sanitarne oraz elektroniczne
   • Współpraca z 30 developerami w Trójmieście, Wrocławiu oraz Warszawie
     
   • +70 inżynierów i architektów pracujących w tym obszarze
   • Outsourcing zarządzania projektami developerskimi
3. Akademia Architekta (20% przychodów)
   
4. • Dedykowane szkolenia dla ponad 100 architektów kwartalnie
   • Platforma e-learningowa dla osób przygotowujących się do tej roli
5. Doradztwo (20% projektów):
6. • Doradztwo w zakresie projektowania przestrzennego
   • Doradztwo w zakresie zarządzania projektem budowy
   • Doradztwo w zakresie budżetowania projektów budowlanych

Biuro projektowe zmaga się z wieloma ograniczeniami w operacjach i zarządzaniu:

• Ręczne procesy administracyjne: tworzenie powtarzalnych dokumentów i materiałów, takich jak listy obecności, ankiety czy materiały szkoleniowe, jest czasochłonne i prowadzi do błędów.
• Nieefektywne zarządzanie danymi: rozproszone bazy danych i brak centralizacji informacji powodują trudności w raportowaniu i podejmowaniu decyzji opartych na danych.
• Niski poziom digitalizacji: obecne systemy (M365, brak CRM, Excel) są niedostatecznie wykorzystane, a pracownicy mają różny poziom kompetencji technologicznych.
• Brak personalizacji i efektywnej komunikacji: oferty dla klientów oraz korespondencja masowa są ograniczone pod względem personalizacji, co negatywnie wpływa na jakość obsługi.
• Opór wobec zmian i brak odpowiedzialności: kultura organizacyjna utrudnia wprowadzanie innowacji, a zespoły nie mają wyznaczonych liderów odpowiedzialnych za zmiany technologiczne.
• Ograniczona widoczność na zarządzane projekty: brak systematycznego podejścia do zarządzania projektami usług projektowych. Aktualnie czas pracy, rezultaty oraz zadania są zarządzane w Excelach.
• Doradztwo: projekty są rozproszone, często brak systematycznego zarządzania nimi (np. statusy projektów, harmonogramy).

2 Jak inne firmy zmieniają swoje procesy dzięki technologii?

Wiele firm z sektora usług B2B w branży budowlanej, podobnych do Firma Usługowa B2B, skutecznie wdraża technologie automatyzacji, co pozwala im zredukować pracę manualną, usprawnić procesy i zwiększyć produktywność. Narzędzia takie jak Microsoft Power Platform, w połączeniu z pakietem M365  oraz systemami CRM, oferują możliwość tworzenia zintegrowanych środowisk pracy, które eliminują potrzebę czasochłonnych i ręcznych działań, a jednocześnie pozwalają na centralizację danych i szybsze podejmowanie decyzji.

Według badań Microsoft, organizacje korzystające z platform takich jak M365 i Dynamics, odnotowują znaczący wzrost produktywności, głównie dzięki uproszczeniu obiegu dokumentów, automatyzacji powtarzalnych procesów oraz lepszej współpracy zespołowej. Przykładem mogą być organizacje, które z powodzeniem wdrożyły integrację CRM z automatycznym generowaniem ofert, co widocznie skraca czas reakcji na potrzeby klienta, zwiększając tym samym zadowolenie odbiorców.

Dodatkowo, raporty analityczne branżowe wskazują, że firmy, które decydują się na wykorzystanie takich narzędzi jak Power Automate, Power BI czy Power Apps, zyskują nie tylko na efektywności operacyjnej, ale także na lepszym wykorzystaniu danych w podejmowaniu decyzji. Integracja systemów CRM z analityką w czasie rzeczywistym pozwala identyfikować kluczowe trendy biznesowe, co w dłuższej perspektywie może prowadzić do wzrostu przychodów oraz lepszego dopasowania usług do potrzeb klientów. Przykłady case studies poniżej:

• Wdrożenie ERP: 
• • Stowarzyszenie wiosna
  • Grupa gospodarstw rolnych
  • Uhy Eca
• Wdrożenie systemu dla księgowości, kadr i płac: tutaj
• Wdrożenie CRM: Biuro architektoniczne, firma konstrukcyjna
• Otwarty ekosystem połączonych aplikacji: tutaj

3 Proponowane rozwiązanie – Automatyzacja i centralizacja w Firmie Usługowej B2B

Wdrożenie strategii automatyzacji, integracji i digitalizacji procesów w Firmie Usługowej B2B, w oparciu o platformę ERP / CRM + System Księgowy, z naciskiem na:

1. Redukcja pracy manualnej o  w manualnych czynnościach administracyjnych i księgowości: redukcja pracy manualnej w przygotowywaniu dokumentów poprzez zastosowanie WFirma oraz narzędzi Power Platform.
2. Migrację Exceli o klientach do nowego CRM (Hubspot)
3. Ustandaryzowanie procesów zarządzania projektami: wdrożenie IC Project / Trello / Jira w celu poprawy procesów i redukcji pracy administracyjnej
4. Budowanie kompetencji technologicznych zespołu: dzięki zastosowaniu nowoczesnych programów AI i integracji kompetencji AI w codzienne procesy.

4 Dlaczego to podejście zadziała? Fundamenty strategii zmian

Centralizacja danych i automatyzacja procesów w Firmy Usługowej B2B. zminimalizują czasochłonność codziennych zadań, poprawią jakość pracy zespołów oraz umożliwią podejmowanie lepszych decyzji biznesowych dzięki analizie danych w czasie rzeczywistym. Kluczowym elementem jest wykorzystanie istniejących rozwiązań technologicznych, zaangażowanie zespołu transformacji co pozwala ograniczyć koszty i zapewnić łatwe skalowanie. W szczególności:

• Skupienie na priorytetach i szybkie efekty: strategia koncentruje się na najbardziej czasochłonnych obszarach (automatyzacja procesów administracyjnych, CRM, obieg dokumentów), co pozwala na szybkie osiągnięcie widocznych rezultatów i motywację zespołu do dalszych zmian.
• Wykorzystanie istniejących zasobów i liderów zmian: wdrożenie opiera się na dostępnych narzędziach (M365) i wsparciu istniejącego zespołu IT oraz reprezentantów funkcji, przy dodatkowej pomocy konsultanta, co minimalizuje koszty i ułatwia proces transformacji.
• Transparentność i iteracyjność: podejście Agile z krótkimi cyklami realizacji (3-tygodniowe) oraz zaangażowanie zarządu i pracowników zapewniają bieżącą ocenę postępów, elastyczność i pełną przejrzystość wdrożenia.

5 Korzyści dla Firmy usługowej B2B – Oszczędność czasu i większa produktywność

• Redukcja pracy manualnej o min. 30% w manualnych czynnościach administracyjnych i księgowości: redukcja pracy manualnej w przygotowywaniu dokumentów o min. 30% poprzez zastosowanie WFirma oraz narzędzi Power Platform.
• Rewizję i wdrożenie nowego CRM: skrócenie czasu pracy sprzedawców o min 8h, poprawa produktywności o min. 30% oraz spadek kosztów sprzedaży o 10-15%.
• Budowanie kompetencji technologicznych zespołu: wzrost produktywności o min. 30% dzięki zastosowaniu nowoczesnych programów AI i integracji kompetencji AI w codzienne procesy.
• Spadek kosztów projektowych: min 15% spadek kosztów projektowych, wzrost produktywności o min. 20% oraz poprawa jakości doświadczenia pracownika ze względu na redukcję pracy administracyjnej.

6 Wątpliwości i odpowiedzi – Przejrzystość w procesie zmian

• Obawa o trudności we wdrażaniu nowych systemów: wdrożenie będzie gradualne, rozpoczynając od pilotaży w wybranych obszarach, z pełnym wsparciem szkoleniowym.
• Koszty i czas wdrożenia: korzystamy z dostępnych narzędzi (M365, darmowy Hubspot, wFirma, ICProject) oraz współpracy z konsultantem zewnętrznym, co minimalizuje koszty.
• Oporność zespołu: zmiany będą wspierane przez zaangażowanie liderów i przykład idący z góry, w tym wsparcie Prezesa.

7 Jak przeprowadzimy projekt? Plan działania na najbliższe miesiące

• Styczeń 2025 - Marzec 2025: automatyzacja obiegu dokumentów księgowych, wdrożenie CRM oraz usprawnienie obiegu dokumentów.
• Kwiecień - Czerwiec 2025: zarządzanie projektami, rozwój kompetencji raportowania i budowa kompetencji AI.
• Wsparcie zespołu zewnętrznego: konsultant dedykowany na min. 32 godzin miesięcznie (mogą być inni na potrzeby bardziej technicznych działań) do nadzoru i wsparcia wdrożeń.

8 Podsumowanie – Firma Usługowa B2B gotowa na przyszłość

Dzięki wdrożeniu strategii automatyzacji i digitalizacji Firma usługowa B2B zyskuje solidne fundamenty do realizacji swoich strategicznych celów, takich jak oszczędność czasu, wzrost produktywności i poprawa jakości pracy zespołów. Automatyzacja kluczowych procesów, takich jak obieg dokumentów, nowoczesne zarządzanie relacjami z klientami czy zarządzanie danymi klientów, pozwoli znacząco zredukować pracę manualną i usprawnić codzienne operacje.

Nowe, zintegrowane środowisko technologiczne umożliwi pracownikom dostęp do centralnych danych w czasie rzeczywistym, poprawiając współpracę między działami i przyspieszając podejmowanie decyzji opartych na danych. Wprowadzone rozwiązania, takie jak wFirma, Hubspot i Power Platform, nie tylko zwiększą efektywność, ale także pozwolą firmie działać bardziej elastycznie, dostosowując się do dynamicznie zmieniających się potrzeb rynku.

Te zmiany umocnią pozycję Firma usługowa B2B jako lidera w branży outsourcingu usług projektowych, pozwalając na jeszcze lepsze dostarczanie wartości klientom. Co więcej, transformacja cyfrowa przygotuje firmę na dalszy rozwój w erze cyfrowej, czyniąc ją bardziej konkurencyjną i innowacyjną. Firma usługowa B2B stanie się organizacją zdolną do szybkiego adaptowania nowych technologii, co przełoży się na wyższą jakość usług i satysfakcję klientów.

Dzięki tym działaniom Firma usługowa B2B nie tylko spełnia aktualne potrzeby, ale również buduje przyszłość, w której efektywność, innowacyjność i zadowolenie klientów będą stanowić jej kluczowe wyróżniki na rynku.

9 Najczęściej zadawane pytania – Szczegóły procesu i rozwiązania

1. Dlaczego wdrażamy zmiany właśnie teraz? Wdrożenie automatyzacji i digitalizacji jest kluczowe dla realizacji strategicznych celów Firma usługowa B2B, takich jak oszczędność czasu, wzrost produktywności i poprawa doświadczeń pracowników. Obecne ręczne procesy i brak integracji systemów negatywnie wpływają na efektywność firmy oraz jej konkurencyjność.
2. Jakie są przewidywane koszty wdrożenia? Korzystamy z produktów dostępnych dla organizacji non-profit, takich jak Power Platform, wFirma i darmowy plan Hubspot. Koszt wsparcia konsultanta to 4,800 PLN + VAT miesięcznie przez 6 miesięcy, co daje budżet poniżej 28,800 PLN na kluczowe zmiany. Inwestycja zwróci się poprzez oszczędność czasu oraz zwiększenie efektywności operacyjnej.
3. Jak długo potrwa wdrożenie? Całość planowana jest na 6 miesięcy intensywnych działań.
4. Czy obecne systemy zostaną zastąpione? Niektóre systemy, takie jak Excel będą usprawniane lub integrowane z nowszymi narzędziami (np. Hubspot, Power Platform, wFirma, ICProject). Ważne jest, aby zminimalizować dywersyfikację technologii i skupić się na jednym ekosystemie, co pozwoli na łatwiejsze wdrożenie oraz szkolenie pracowników.
5. Co z oporem wobec zmian w zespole? Proces wdrażania zostanie przeprowadzony stopniowo, a szkolenia będą wspierać zespoły w adaptacji do nowych rozwiązań. Liderzy poszczególnych funkcji, Finanse, Administracja, Księgowość, Komunikacja, Operacje, odegrają kluczową rolę w motywowaniu i edukacji pracowników.
6. Jak będziemy mierzyć sukces wdrożenia? Sukces zostanie oceniony na podstawie realizacji korzyści założonych w punkcie 5. Pierwsza rewizja efektów jest planowana na kwiecień 2025.
7. Czy zmiany wpłyną na obsługę klientów? Tak, pozytywnie. Automatyzacja i nowe narzędzia CRM pozwolą na lepsze zarządzanie danymi klientów, personalizację ofert oraz bardziej efektywną komunikację, co zwiększy satysfakcję klientów. Pośrednio, zaoszczędzony czas będzie można reinwestować w rozwój biznesu.
8. Jakie wsparcie otrzymają pracownicy w czasie wdrożenia? Każdy pracownik będzie miał dostęp do szkoleń i materiałów edukacyjnych, dostosowanych do poziomu jego umiejętności. Wdrożenie będzie monitorowane przez wybranych przedstawicieli, a AutomAIze zapewni wsparcie techniczne i merytoryczne.
9. Co, jeśli narzędzia nie będą spełniały oczekiwań? Wybierane narzędzia są elastyczne i skalowalne. Regularne przeglądy w trakcie wdrożenia pozwolą na wprowadzanie zmian lub dostosowanie strategii, aby osiągnąć zamierzone rezultaty.
10.  Czy pracownicy będą musieli poświęcać więcej czasu na naukę nowych rozwiązań? Tak, w początkowej fazie wdrożenia może być potrzebny dodatkowy czas na szkolenia i adaptację, szacowany na około 2godziny dziennie na osobę z wybranych funkcji.
11. Jak będzie wyglądał model współpracy? Zespół innowacji w centrum zdarzeń
12. 1. Budowę kompetencji wewnętrznych: zespół transformacji przejmie rolę liderów zmian, wspierając wdrożenia i edukację pracowników.
    2. Wsparcie konsultanta: 12 godzin miesięcznie na pomoc w konfiguracji narzędzi i rozwiązywaniu problemów technicznych.
    3. Stopniowe wdrażanie zmian: zaczynamy od obiegu dokumentów księgowych, zarządzania relacjami z klientami a następnie zarządzania projektami.
    4. Agile w realizacji: cykl 3-tygodniowy z bieżącą oceną postępów.
    5. Zaangażowanie zarządu: aktywna rola Prezesa i Dyrektorów dla wzmocnienia motywacji zespołów.
13. Jakie wartości przyświecają nam we współpracy?
14. 1. Demokratyzacja informacji– centralizacja danych i zintegrowane narzędzia zapewnią przejrzystość i łatwy dostęp do informacji w czasie rzeczywistym. Demokratyzacja danych zwiększy efektywność pracy zespołów, eliminując silosy informacyjne i wzmacniając kulturę współpracy.
    2. Małe kroki, konkretne procesy – hybrydowe wdrażanie zmian umożliwia płynne dostosowanie się pracowników do nowych technologii, niezależnie od ich doświadczenia. Stopniowe działania minimalizują stres i zapewniają komfort, pozwalając na pełną adaptację wszystkich grup wiekowych w firmie.
    3. Minimum produktów, maksimum wartości – korzystając z minimalnej liczby narzędzi, takich jak M365, wFirma, ICProject czy Hubspot, Firma Usługowa B2B maksymalizuje wartość przy jednoczesnej optymalizacji kosztów. Oszczędne zarządzanie zasobami pozwala firmie osiągać cele bez nadmiernych wydatków, będąc przykładem efektywności kosztowej.
    4. Przykład idzie z góry - zaangażowanie liderów, takich jak dyrektorzy, Prezes oraz zespół transformacji, jest fundamentem sukcesu transformacji. Ich wsparcie, postawa i aktywny udział motywują zespoły i budują zaufanie, tworząc kulturę otwartości na innowacje i zmiany.

Copyright AutomAIze P.S.A. 2024