Czy musisz ręcznie przeklejać dane pomiędzy Skoroszytami i Szablonami?
Pracownicy poświęcają średnio 35% czasu na prace administracyjne. W ciągu tygodnia to około 14 godzin na pracownika!
Jednym z największych wyzwań w pracy administracyjnej jest generowanie i aktualizowanie dokumentów, w szczególności masowo. We współpracy z różnymi organizacjami ten problem powtarzał nam się regularnie - jak pozbyć się nużące pracy manualnej, która wymaga skopiowania informacji z jednego miejsca i przeklejania do drugiego? Zachęcamy do zapoznania się z dokładną wizualizacją problemu poniżej:
Każdy z nas ten ból. Najczęściej klienci wykonują takie działania:
- przeklejają dane z jednej tabeli do drugiej tabeli w Excelu
- przeklejają dane z tabel Excel do plików Word
- podczas przeklejania, kilka razy poprawiają formatowanie bo się zepsuło
- ręcznie generują ankiety w Microsoft Forms
- ręcznie pobieranie danych z KRS i wklejanie do umów
- ręcznie generowanie umów na podstawie kilku źródeł jak CRM, KRS czy pliki Excelowe
Jak sobie z nim poradzić? Tutaj na pomoc przychodzą narzędzia, które większość organizacji ma już dostępne lecz najzwyczajniej ich nie używa. I uwaga, nie jest to AI!
Automatyzacja dokumentów pozwalająca na ich masowe generowanie
Najlepiej uzależnić produkty posiadanych rozwiązań przez Ciebie:
Generowanie dokumentów automatycznie może zostać rozwiązane w kilku krokach:
- Standaryzacja szablonów dokumentów
- Przygotowanie list z informacjami jak te dokumenty są uzupełniane
- Automatyzacja proces poprzez wprowadzanie danych z list do dokumentów i generowanie ich w odpowiedniej lokalizacji
Podejrzyj tutaj jak działa ten proces
Masz takie wyzwania? Umów konsultację!
Alternatywnie można rozważyć inne podejścia:
💼 Sprawdzenie możliwości w istniejącym systemie ERP czy CRM - wiodące produkty pozwalają na zaawansowane generowanie dokumentów w oparciu o szablony i rekordy w sytemie.
🔄 Zastosowanie systemów typu workflow – na rynku dostępne są produkty typu "systemy workflow" lub "workflow management systems", które pozwalają w prosty sposób generować dokumenty. Nie zawsze posiadają natywną integrację z szablonami plików Word czy Excel.
🔧 Generowanie progamistyczne z Python – język programowania Python posiada dedykowane biblioteki, które pozwalają na obsługę plików typu Word czy Excel. Jest to bardziej zaawansowana metoda, która wymaga wyższych kompetencji programistycznych lecz pozwala na jeszcze większą elastyczność.
Automatyzacja dokumentów: oczekiwane rezultaty
80%
oszczędności czasu
2
tygodnie - tyle potrzeba na rezultaty
20
USD / użytkownika/ miesięcznie*
- Koszt licencji Power Automate premium. Cena może zmienić się w zależności od wybranych funkcjonalności w projekcie i produktów do użycia. Więcej w FAQ niżej.
Automatyzacja dokumentów: jaka jest wartość dodana?
- narzędzie, które jest skalowalne i koszt nie rośnie liniowo jak w przypadku zatrudniania nowych pracowników,
- narzędzie, które można używać do dowolnych szablonów w ramach produktów Microsoft (w szczególności Microsoft Word, Microsoft Excel czy Microsoft Forms),
- Nowa kompetencja, która pozwoli wykorzystać nabyte umiejętności w innych procesach
- Podniesiona jakość materiałów i minimalizację błędów,
- Lepsza jakość doświadczenia pracy pracowników dzięki eliminacji pracy manualnej
- Mitygacja ryzyka – odejdzie pracownik, nikt nie zna procesu
Jakie są wyzwania we wdrożeniu rozwiązania opartego o automatyzacja dokumentów?
Każda automatyzacja wymaga przygotowania fundamentu w obszarze zarządzania danymi, aby być skalowalna.
Automatyzacja dokumentów: kto może zyskać?
Firmy szkoleniowe, usług profesjonalnych czy business processes outsourcing, które mają generują dużo powtarzalnych dokumentów (>50 miesięcznie) i są one później wysyłane masowo do druku / mailingu / zapisywane w systemie.
Firmy
szkoleniowe
- Generowanie ankiet
- Generowanie materiałów szkoleniowych
- Identyfikacja wizualna - tabliczki, wywieszki
Usługi profesjonalne
- Generowanie szablonów dokumentacji
- Generowanie umów
- Generowanie raportów
Outsourcing usług biznesowych
- Generowanie raportów dla klientów
- Generowanie umów dla pracowników
- Generowanie aneksów do umów
Automatyzacja dokumentów: czy warto wdrażać?
📍 Tak! Jeśli Twoja firma przetwarza co najmniej 50 powtarzalnych dokumentów miesięcznie to jest to już potencjał do automatyzacji. Następnie, można personalizować dokumenty w oparciu o modele językowe oraz wiedzę w Twojej firmie.
📍 Pierwszy krok? Podsumowanie manualnych procesów. Spisz ile masz teraz takich procesów, ile zajmuje to czasu miesięcznie oraz ustandaryzuj szablony. Jak będziesz miał to gotowe - odezwij się do nas, pomożemy Ci to zautomatyzować.
Główne pytania związane z automatyzacją dokumentów
W tej sekcji odpowiadamy na najważniejsze pytania dotyczące automatyzacji dokumentów w Twojej firmie.
Koszt wdrożenia zaczyna się od 5 000 PLN, a ostateczna cena zależy od wybranej produktów i wolumenu automatyzacji. Alternatywnie można rozważyć model współpracy, gdzie budowana jest kompetencja wewnątrz firmy i wybrany pracownik buduje te automatyzacje.
Minimum 80 złotych (Power Automate Premium). Docelowy koszt zależy od posiadanych licencji w Twojej firmie. Przykładowy zestaw:
- Microsoft Business Premium (20.6 EUR) + Power Apps Premium (20 USD) + Power Automate Premium (20 USD) ~ 250 PLN
- Zestaw nie posiada ograniczeń w użyciu.
- Zestaw nie zawiera dodatkowych wtyczek, które mogą być dodatkowo płatne w Power Automate.
Głównie pliki Word i Excel. Power Point nie jest wspierany przez system.
Pełne wdrożenie, w tym testy i optymalizacja, trwa około 2-3 tygodni. Możesz zacząć od pilotażu na małej próbce dokumentów - wtedy rezultaty będą szybciej.
Wykorzystanie dużych modeli językowych do generowania dokumentów lub agentów AI jest z całą pewnością przyszłościowe lecz ma też ograniczenia.
- Duży model językowy nie radzi sobie z predefiniowanymi szablonami dokumentów i nie rozpoznaje pól
- Agenci AI polegają na dużych modelach językowych więc mają podobne wyzwania
- Sztuczna Inteligencja nie pobierze informacji z systemów takich jak KRS czy twoich wewnętrznych i potrzebne są dodatkowe integracje.
AI może zostać użyte w ramach automatyzacji dokumentów, aby spersonalizować informacje lub przygotować podsumowanie.
Spotkajmy się
Chciałbyś ocenić potencjał oszczędności czasu / kosztów w firmie z tym rozwiązaniem? Skontaktuj się z nami!