Czy ręczne księgowanie faktur to wciąż konieczność?
Pracownicy poświęcają średnio 5 minut na wprowadzanie danych faktur do systemu księgowego. To aż 58 godzin miesięcznie przy 500 fakturach!
Jeśli Twoja firma co miesiąc przetwarza setki faktur zakupowych, dobrze wiesz, jak czasochłonny i podatny na błędy jest manualny proces ich wprowadzania do systemu ERP czy Księgowego. Mimo cyfrowych dokumentów (PDF, skany), księgowi muszą ręcznie przepisywać dane, co nie tylko pochłania cenny czas, ale także generuje dodatkowe koszty operacyjne.
A co, gdyby ten proces można było w dużej mierze zautomatyzować? Nowoczesne rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji (AI) pozwalają na automatyczne przetwarzanie faktur, redukując koszty operacyjne nawet o 80%. Jak to działa i jakie realne oszczędności może przynieść Twojej firmie? Przekonajmy się na podstawie studium przypadku.
Wyzwania manualnego przetwarzania faktur
Najczęściej faktury zmieniają układ, "system musi się nauczyć" albo manualnie pracownicy przepisują pozycje z faktur. Sprawdziliśmy OCRy od Saldeo Smart, Scanye i Odoo - nie dają odpowiednich rezultatów.
W firmach e-commerce, produkcyjnych czy BPO typowy proces księgowania faktur wygląda podobnie:
- Odbiór faktur – dostawcy wysyłają dokumenty w formacie PDF lub jako skany.
- Ręczne wprowadzanie danych – księgowi przepisują informacje do systemu ERP.
- Weryfikacja i łączenie z dokumentami magazynowymi – ręczne dopasowanie PZ do faktur zakupu.
- Finalizacja w księgowości – ostateczne zatwierdzenie i księgowanie faktur.
Masz takie wyzwania? Umów konsultację!
Największe problemy w księgowaniu faktur:
🔴 Czasochłonność i błędy – ręczne przepisywanie danych zajmuje średnio 5–12 minut na fakturę. Przy wolumenie 500 faktur miesięcznie, księgowi spędzają nawet 50 godzin na same wprowadzanie danych.
🔴 Ograniczone kompetencje OCR – OCR nie daje rezultatów. Każda faktura musi być wprowadzana ręcznie, co zwiększa ryzyko błędów i pomyłek.
🔴 Nadchodzące regulacje KSeF – od 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) wymusi dalszą automatyzację. Jednak nie obejmie on faktur od zagranicznych dostawców, co oznacza, że firmy będą musiały wdrożyć własne rozwiązania automatyzujące proces.
Automatyczne procesowanie faktur z AI
W celu automatyzacji procesu można wykorzystać do tego duże modele językowe, które posiadają możliwość oceny wizualnej faktury. Przetestowaliśmy modele od OpenAI, Google i Meta. Najlepsze rezultaty dają GPT-4o i Gemini 2.0 Flash.
Aby wyeliminować manualne wprowadzanie faktur do ERP, firma wdrożyła automatyczne przetwarzanie dokumentów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Jak działa to rozwiązanie?
Zobacz tutaj jak działa proces
✅ Automatyczne odczytywanie danych – system AI przetwarza faktury w formatach PDF, JPG i PNG, wyodrębnia kluczowe informacje (kwoty, kontrahentów, numery faktur) i sprawdza ich poprawność.
✅ Algorytmiczne procesowanie faktur – dane są weryfikowane, normalizowane i dopasowywane do wymagań systemu ERP.
✅ Integracja z ERP – przetworzone faktury są automatycznie importowane do systemów ERP lub księgowych, eliminując ręczne wprowadzanie danych.
Zobacz jak wygląda faktura po procesowaniu z AI
Taka struktura jest dostosowywana do oczekiwań systemów księgowych lub ERP (tzw. API).
Wyniki automatyzacji procesowania faktur
100%
dokładności spisania nagłówków faktur
74%
dokładności pobranych pozycji z faktur
8
groszy za fakturę*
* Cena zużycia dużych modeli językowych. Do tej ceny należy doliczyć koszt infrastruktury, która będzie obsługiwać proces. Więcej w FAQ niżej.
Jaka jest wartość dodana z automatycznego procesowania faktur z AI?
- Poprawa jakości pracy pracowników
- Otwarcie drogi adopcji AI i nabycie nowych kompetencji
- Poprawa jakości wprowadzanych faktur
- Fundament procesu do dalszego rozwoju - faktury kosztowe, faktury przychodowe, akceptacja faktur
- Punkt zapalny przekonujący do większych inwestycji na transformację cyfrową z realnymi rezultatami
- Szacowane ROI w ciągu 12 miesięcy - 50%.
Jakie są główne wyzwania w automatyzacji procesowania faktur z AI?
Nie ma rozwiązań idealnych i to też takim nie jest, główne wyzwania poniżej:
Kto może uzyskać na automatycznym procesowaniem faktur z AI?
Te, które mają ich dużo (>200 miesięcznie) i są one przetwarzane w elektronicznie w formie PDFa lub zdjęcia.
E-commerce i Handel
W szczególności faktury zakupowe od dostawców. Jak handlujesz produktami, które nie są produkowane przez Ciebie a dostajesz PDFy - tutaj jest korzyść!
Firmy
produkcyjne
W szczególności w rozliczeniach z kontrahentami - dostawcy półproduktów, materiałów czy podwykonawcy. Nie wspominając o fakturach kosztowych!
BPO / Usługi profesjonalne
Rozliczenia kosztów z podwykonawcami - kontraktorzy B2B, wydatki pracowników oraz faktury od podwykonawców! Faktury za subskrypcje oraz programy.
Podsumowanie: Czy warto wdrożyć AI do księgowania faktur?
📍 Tak! Jeśli Twoja firma przetwarza co najmniej 50 faktur miesięcznie, wdrożenie AI pozwoli Ci zaoszczędzić tysiące złotych rocznie i wyeliminować żmudne, ręczne księgowanie. Pamiętaj, że jak masz dużo faktur z Polski to od lutego 2026 wchodzi KSeF obowiązkowy, który pozwoli Ci na częściową automatyzację przetwarzania faktur.
📍 Pierwszy krok? Test pilotażowy. Podsyłasz nam faktury, my Ci wysyłamy rezultaty. Ty podejmujesz decyzję, czy to jest inwestycja dla Ciebie. Dzięki niemu możesz sprawdzić skuteczność AI w Twojej firmie i podjąć decyzję o pełnym wdrożeniu.
Główne pytania dotyczące automatyzacji procesowania faktur
W tej sekcji odpowiadamy na najważniejsze pytania dotyczące automatyzacji procesowania faktur w Twojej firmie.
Koszt wdrożenia zaczyna się od 15 000 PLN, a ostateczna cena zależy od wybranej infrastruktury i integracji z ERP.
Dla 500-700 faktur miesięcznie koszt wynosi od 150 PLN do 500 PLN, w zależności od użytych komponentów (np. Make.com, Azure, Python).
System obsługuje faktury w formatach PDF, JPG i PNG oraz dostosowuje dane do wymagań wybranych systemów księgowych lub ERP (na podstawie dokumentacji API)
Pełne wdrożenie, w tym testy i optymalizacja, trwa około 3-5 tygodni. Możesz zacząć od pilotażu na małej próbce faktur.
- Faktury zakupowe - w szczególności dla e-commerce, farmacji lub produkcji - jak rozliczasz się z kontrahentami.
- Faktury kosztowe - dla wszystkich wymienionych sektorów - twoje faktury za koszty związane z bieżącą działalnością firmy.
- Wydatki pracownicze - w szczególności dla BPO - faktury konsultantów za delegacje.
- Faktury przychodowe - wstępne procesowanie faktur dla wszystkich sektorów.
OCR jest dobrą technologią, która potrafi rozpoznać wybrane wartości ale posiada ograniczenia - "musi się nauczyć", uzależniony jest od języka dokumentów jaki jest używany oraz ma niską dokładność przy rozbudowanych fakturach. W skrajnych przypadkach (np. Saldeo Smart) po "OCRowaniu" dokumentu nie jesteś w stanie zaznaczać pól i musisz otwierać dodatkowo tę samą fakturę. Nasze doświadczenia wskazują, że OCRy dostępne na rynku polskim nie spełniają swojej roli i pracownicy muszą dalej poprawiać te faktury ręcznie.
Spotkajmy się
Chciałbyś ocenić potencjał oszczędności czasu / kosztów w firmie z tym rozwiązaniem? Skontaktuj się z nami!