Dlaczego zacząć wdrożenie AI w firmie?
40% wzrost produktywności pracowników "wiedzy"
370% ROI w ciągu 13 miesięcy
Do 25% oszczędności kosztów w połączeniu Automatyzacji i AI
Źródło tutaj.
"AI", a raczej duże modele językowe i interfejsy dla nich zdominowały świat IT wskazując na szeroki zakres zastosowań globalnie, w szczególności w obszarze wzrostu produktywności. Asystenci sprzedaży, boty customer support czy generatory dokumentów - wszędzie powstają nowe produkty, które obiecują korzyści biznesowe. Główna motywacja z użycia "AI" to wzrost produktywności pracowników oraz automatyzacja procesów celu oszczędności czasu i kosztów. Ale co to naprawdę oznacza dla średnich firm?
Jakie są główne wyzwania w związku z wdrożeniem AI w średnich firmach?
- Setki systemów wspierających operacje i działanie firmy
- Tysiące produktów AI, dziennie powstających ok. 100
- Brak integracji pomiędzy wiodącymi asystentami AI a istniejącymi systemami
- Niejasne polityki w zakresie bezpieczeństwa danych firmy w produktach
- Ograniczona, nienadążająca edukacja za rozwojem technologii obniżająca świadomość pracowników.
Gdzie realnie "AI" może dostarczyć wartość dla średnich firm?
- Praca z dokumentami, raportami, ofertami - przetwarzania wiedzy eksperckiej - nie bez powodu mówi się, że ludzie przestali "pisać" od czasu opublikowania ChatuGPT. Claude AI, Le Chat i ChatGPT idą łeb w łeb.
- Zrozumienie otoczenia rynkowego / biznesowego klienta - poznanie rynku, trendów, konkurencji czy wyzwań. Perplexity jest w tym najlepsze.
- Tłumaczenia dokumentów - fragmentów, całych dokumentów czy prezentacji. DeepL stoi na szczycie.
- Zarządzanie wiedzą, dzielenie się nią w firmie oraz produkcja - tutaj budowanie wyspecjalizowanych asystentów jest niezmiernie pomocne lub integracja ich z systemami do zarządzania wiedzą. Integracje AI w Notion, Microsoft Loop czy Confluence zmieniają paradygmat zarządzania wiedzą.
- Marketing treści - generowanie scenariuszy artykułów, postów, rolek czy całych wideo.
- Rozwiązywanie problemów klienta - budowanie strategii, problem solving, critical thinking czy brainstorming zmienia swoją naturę z AI.
- Komunikacja - używanie AI do strukturyzowania maili, raportów czy prezentacji np. używając Narrative od Amazonu, Problem-Solution-Results czy SUCCESS framework.
- Identyfikacja wizualna - rozwój marki, ikono-grafik czy profesjonalne sesje zdjęciowe.
A to tylko wierzchołek góry lodowej. Pełna mapa zastosowań produktów AI poniżej:
Przejdźmy następnie do jednej z największych obiekcji we wdrożeniu AI - "Mam ChatGPT, co mogę zrobić więcej" i rozwijemy mit tego jakże popularnego narzędzia.
Mam ChatGPT - co mogę użyć więcej?
Na rynku powstaje średnio dziennie 100 produktów AI. Kluczem jest, aby zapewnić kontrolę nad tym co wdraża Twoja firma.
No właśnie, ChatGPT ma ponad 300 milionów użytkowników ale jest to jeden z produktów pozwalających na tego rodzaju doświadczenie. Na rynku powstaje średnio dziennie 100 produktów AI. Kluczem jest, aby wybrać świadomie te narzędzia, które pasują najlepiej do Twojej firmy i Twoich potrzeb.
Poniżej krótka lista wiodącego oprogramowania per zastosowanie:
- Konwersacyjne AI - praca z tekstem, dokumentami, notatkami czy głosem - generowanie, poprawa i rozwój treści:
- Amerykańskie: ChatGPT, Claude AI, Gemini, Notebook LM
- Europejskie: Le Chat, Bielik.AI, PLLuM
- Chińskie: Kimi.AI, deepseek.ai
- Obrazkowe AI - generowanie ikonografik, obrazków do prezentacji: Recraft, Adobe Firefly, MidJourney.
- Video AI - generowanie animacji lub obróbka istniejącego: RunwayML, Sora, Kapwing.
- Audio AI - klonowanie głosu, generowanie podcastów czy tłumaczenia - Elevenlabs.
- AI w środowiskach cyfrowych - generowanie prezentacji, obróbka dokumentów, podsumowywanie spotkań czy maili - Google Duet AI oraz Microsoft Copilot .
Nie jest to lista skończona i bardzo dynamicznie się zmienia. Te produkty mają wysoką pozycję w naszym rankingu ze względu na ich przydatność.
Co wziąć pod uwagę podczas wdrożenia AI w firmie?
- Małe kroki, konkretne narzędzia
- Najpierw edukacja, potem wdrożenia
- Nie jesteś gotowy na AI jak twoje dane nie są gotowe
- Minimalna kontrola, maksymalna wartość
Wdrożenie AI w usługach profesjonalnych to proces zmian i adopcji. W ramach jego rekomendujemy działania gradualne, nastawione na korzyści oraz minimalizację inwestycji. Rekomendujemy następujące zasady w działaniu:
- „Małe kroki, konkretne narzędzia.” – jesteśmy świadomi skomplikowania technologii AI oraz że nie wszyscy rozumieją ograniczenia oprogramowania. Rekomendujemy, aby zacząć od budowy zaufania i kompetencji na konkretnych narzędziach w celu korzyści krótkoterminowych a następnie długoterminowych.
- „Nie jesteś gotowy na AI, jeżeli twoje dane nie są gotowe.” – krótkoterminowo asystenci AI pomagają w codziennych obowiązkach, ale prawdziwą przewagę konkurencyjną buduję się jak i ekosystem danych i biznesowe przypadki użycia są gotowe.
Zobacz tutaj przykład raportu gotowości na AI
- „Najpierw edukacja, potem wdrożenia” – aby wykorzystać potencjał technologii, należy przygotować dla niej fundament. Sam zakup technologii lub wdrożenie własnego AI nic nie zmieni jak użytkownicy końcowi nie będą wiedzieć jak go używać.
- "Minimalna kontrola, maksymalna wartość” – firma musi mieć ograniczenia w AI. Rekomendujemy stopniowe budowanie polityk governance i rozpoczęcie od podstawowej polityki bezpieczeństwa w zakresie narzędzi, danych oraz zarządzania ryzykiem.
Oceń gotowość twojej firmy na AI tutaj
Takie zasady pozwalają na wdrożenie AI w sposób zwinny oraz komfortowy i dla właściciela firmy i dla jego pracowników. Jak myśleć o wdrożeniu AI w aspekcie długoterminowym?
Aspekt długoterminowy: trzy poziomowy wdrożenia AI w firmie
- Produktowe
- Automatyzacji
- Agentowe
Krótkoterminowo największe korzyści z wdrożenia AI w firmie dostarcza zakup konkretnych narzędzi oraz przeszkolenie pracowników. Warto wziąć pod uwagę, że jest to dopiero początek przygody i występują trzy główne poziomy wdrożeń AI w firmach usług profesjonalnych:
- Produktowe - jak wskazano wyżej - firma skupia się na konkretnych produktach i wykorzystuje ich potencjał. Monitoruje regularnie ich użycie oraz zmianę produktywności pracowników.
- Automatyzacji - firma integruje w swoich procesach biznesowych duże modele językowe lub inne modele statystyczne pozwalające zastąpienie manualnych działań. Przykłady to: automatyzacja generowania newslettera, monitorowanie zmian prawnych czy automatyczne generowanie ofert dla klientów. Najczęściej używane platformy to Make.com, Zapier.com, Power Automate, Google Appsheet. Działania są logiczne i adresują skończone problemy
- Agentowe - tutaj firma oddaje część decyzyjności dużym modelom językowym, definiuje zakres konkretnych zadań oraz łączy się bezpośrednio konkretnymi systemami np. komunikator firmowy. Przykłady zadań: generowanie zadań na podstawie maili, klasyfikacja maili do kategorii czy obsługa nowego klienta na stronie www. Popularne platformy: n8n.io, Microsoft Copilot Studio, Vertex AI Agent czy Amazon Bedrock Agents.
Jak już rozumiesz różne poziomy "wdrożenia AI" warto zastanowić się o aspektach ryzyka, w szczególności w produktach AI.
Jakie są ryzyka związane z wdrażaniem AI w firmie?
- Prywatność danych
- Ryzyko niszowego software
- Ryzyko błędnej predykcji
Wdrożenie AI wiążę się z ryzykiem. Unia Europejska pomaga regulować te działania poprzez EU AI Act. Dodatkowo, powstają szeregi standardów od ISO jak ISO-42001 czy ISO-23984. Najważniejsze jest, aby zrozumieć rolę swojej firmy w łańcuchu wartości oraz ocenić główne ryzyka dla niej. Zakładając, że jesteś "konsumentem" AI, czyli wykorzystujesz istniejące modele lub narzędzia - najlepiej będzie wytłumaczyć to na przykładzie:
Kilknij, aby zobaczyć przykład ryzyk dla ChatGPT
Jak widziałeś, to tylko jeden produkt a już tyle jest wyzwań. W dużym skrócie można podsumować ryzyka w obszarze Produktów AI w trzech obszarach:
- Prywatność danych - duża część produktów jest tworzona przez firmy z USA, dane są przechowywane w USA i nie są one zgodne z GDPR. Każdorazowo należy ocenić politykę prywatności produktu.
- Ryzyko niszowego software - dziennie powstaje około 100 produktów, których producenci często nie są wiarygodnymi dostawcami lub jakość produkt jest naprawdę niska. Rekomendujemy za każdym razem zweryfikować jednostkę prawną odpowiedzialną za produkt.
- Ryzyko błędnej predykcji - duże modele językowe popełniają błędy. Integrując je w codzienne zadania oraz automatyczne procesy należy rozważyć mechanizmy kontroli treści oraz ograniczyć automatyczne podejmowanie decyzji.
Oczywiście nie są to wszystkie ryzyka i jest ich dużo więcej - zwróciliśmy uwagę na te najbardziej krytyczne. No to jak zacząć?
Jak zacząć wdrożenie AI w firmie?
Wdrożenie AI w 4 tygodnie dla usług profesjonalnych - Strategia, Przypadki, Edukacja, Pilotaż
Wdrożenie AI to proces współpracy wewnątrz interesariuszy oraz zmian, który trzeba zarządzić. Według naszego doświadczenia, warto ustrukturyzować podejście według tych kroków:
- Pierwszy tydzień - Strategia - zdefiniuj motywacje do wdrożenia AI w firmie, określ wstępnie przypadki użycia na podstawie procesów i wywiadów z pracownikami, zidentyfikuj ograniczenie prawne lub sektorowe, a następnie uzyskaj akceptację od zarządu.
- Drugi tydzień - Przypadki użycia - określ 3 priorytetowe procesy do wsparcia AI, wybrano wiodącego asystenta AI, zdecydowano o formie budowy kompetencji, przeprowadzono przegląd firm szkoleniowych i doradczych oraz stworzono macierz przypadków użycia dozwolonych i zakazanych w firmie.
- Trzeci tydzień - Edukacja - Zapewnij szkolenie dla pracowników według strategii i wybranych przypadków użycia. Kluczowe decyzje przed wdrożeniem AI obejmują: wybór między pracą samodzielną a z partnerem, przeszkolenie zespołu z technologii i przypadków użycia, zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz wyznaczenie lidera i wsparcia zarządu do nadzorowania działań
- Czwarty tydzień - Pilotaż - wybierz lidera obszaru i pilotażu, stworzono dedykowaną grupę roboczą z jasno określonymi zadaniami, celami i metrykami, a także przedstawiono plan pilotażowy wraz z narzędziami do monitorowania postępów.
Kliknij tutaj, aby zobaczyć szczegółowy plan
Co możesz zyskać z wdrożenia AI w usługach profesjonalnych? Przeczytaj niżej.
Jakie są oczekiwane rezultaty z wdrożenia AI w firmie?
40%
wzrost produktywności
370%
ROI w ciągu 13 miesięcy
25%
oszczędności kosztów
Jakie firmy z usług profesjonalnych powinny rozważyć wdrożenie AI?
Rozpocząć z AI może każda firma - rekomendujemy, aby jednak spełniała pewne kryteria:
- Od 10 do 200 pracowników
- Firmy oparte głównie o podstawowy software i narzędzia np. Produkty od Google lub Microsoft.
- Niektórzy używali lub słyszeli o AI takich jak ChatGPT.
- Min. kilku pracowników pracujących umysłowo np. przygotowując umowy, dokumentacje czy materiały graficzne.
- Posiada podstawową analitykę i raporty w istniejących systemach jak e-commerce, CRM, księgowy czy ERP.
Jakie typy firm usług profesjonalnych mogą skorzystać z wdrożenia AI?
- Firmy IT - automatyzacja testowania oprogramowania, analiza kodu, optymalizacja wsparcia technicznego i predykcja awarii systemów.
- Firmy Outsourcingu i Offshoringu - AI-driven workflow automation, automatyczne przetwarzanie dokumentów i analiza oraz optymalizacja procesów biznesowych.
- Firmy szkoleniowe - personalizacja szkoleń, generowanie treści edukacyjnych oraz analiza wyników i ocena skuteczności kursów.
- Firmy księgowe - automatyzacja procesów księgowych, analiza ryzyka podatkowego, predykcja przepływów pieniężnych i wykrywanie anomalii finansowych.
- Firmy business consulting / doradcze - AI w analizie trendów rynkowych, automatyczna analiza danych klientów oraz generowanie raportów i rekomendacji biznesowych.
- Firmy architektoniczne / projektowe - AI w generowaniu projektów, automatyzacja procesów CAD/BIM oraz analiza trendów budowlanych i optymalizacja materiałowa.
- Firmy outsourcingu administracji / wirtualne asystentki - AI-asystenci do zarządzania kalendarzami i pocztą, automatyzacja wprowadzania danych i AI w obsłudze klienta.
- Firmy rekrutacyjne - AI w automatycznej selekcji CV, analiza sentymentu w rozmowach rekrutacyjnych oraz chatboty AI do preselekcji kandydatów.
- Kancelarie prawne - automatyczna analiza dokumentów i umów, wyszukiwanie precedensów, analiza orzecznictwa oraz automatyzacja due diligence.
Jaka jest wartość dodana z wdrożenia AI w firmie?
Główne pytania dotyczące wdrożenia AI w firmie
W tej sekcji odpowiadamy na najważniejsze pytania dotyczące optymalizacji czasu w Twojej firmie i wzrostu produktywności
Przykład dla firmy co ma 50 pracowników, 4 działy, usługi profesjonalne - doradztwo.
- Raport gotowości na AI - 2,500 PLN
- Budowa strategii i polityki bezpieczeństwa: 16,000 PLN
- Przeszkolenie z produktu - 2 tury szkoleń - 2 x 8,000 PLN = 16,000 PLN
- Zakup asystenta AI (na podstawie Microsoft Copilot) - koszt roczny: 50 * 30 USD * 12 * 4 PLN / USD = 72,000 złotych
Produkty AI kosztują najczęściej 80 złotych / użytkownika / miesiąc.
Możesz zakupić własną infrastrukturę i wdrożyć własnego asystenta AI na twoich serwerach. Koszty zakupu infrastruktury zaczynają się od 30 tyś PLN, wdrożenie od 5 tysięcy PLN. Wykorzystaj komponenty open-source jak Docker, Open WebUI, Ollama, n8n.io czy LM Studio.
Przygotuj politykę bezpieczeństwa wraz z zasadami oraz ograniczeniami użycia wybranych danych w produktach. Następnie przeszkol pracowników i monitoruj użycie. Niestety, ze względu na łatwość dostępu do tych produktów (np. ChatGPT) należy budować świadomość w firmie.
Zaangażuj ich od dnia 0 w wdrożenie AI. Badaj ich potrzeby oraz obiekcje. Zainwestuj w warsztaty ideacji, gdzie AI może wesprzeć ich pracę. Komunikuj jasno wartość i zainwestuj w ich eduakcję. W Polsce blisko połowa pracowników nie czuję się komfortowo z tym, że miała używać AI w swojej pracy (PAP 2024).
W pierwszym etapie skup się na produktywności indywidualnej pracowników oraz zdiagnozuj zadania, które mogą zostać wsparte z AI w obszarze: pracy administracyjnej, marketingu, zaangażowaniu z klientami czy zarządzaniu wiedzą.
Następnie zdefiniuj procesy i zaplanuj automatyzację. Pomyśl o finansach, księgowości, raportowaniu czy obsłudze klientów.
AutomAIze nie podejmuje decyzji automatycznie. Wykorzystujemy AI w tych obszarach:
- Zarządzanie wiedzą - copywriting, strukturyzowanie raportów czy research internetowy.
- Marketing - generowanie scenariuszów postów czy rolek na social media
- Zaangażowania z klientami - research technologii, problem solving czy strukturyzowanie komunikacji.
- Wideo - obróbka wideo z AI jak generowanie napisów.
Wybrani klienci poniżej:
- Urteste - biotech w testach nowotworowych
- APC Instytut - lider w outsourcingu usług B2B w Farmacji
- Icu Tech - lider w produkcji urządzeń elektrycznych w branży medycznej
Podsumowanie: Czy warto wdrażać AI firmie, w szczególności w usługach profesjonalnych?
📍 Tak. Firmy z usług profesjonalnych są bardzo mocno nastawione na wykorzystanie wiedzy i dalsze jej krzewienie. AI pozwala na zwiększenie produktywności w zakresie edukacji, szerzenia ekspertyzy czy wymianę informacji wewnątrz firmy.
📍 Pierwszy krok? Ustalenie motywacji dla firmy - dlaczego chcemy wdrożyć AI oraz co ono dla nas oznacza. Następnie definicja przypadków użycia oraz edukacja pracowników. Najlepiej zacząć od produktów dostępnych bezpłatnie w posiadanych licencjach np. darmowy Microsoft Copilot w licencjach Microsoft (Business Standard) lub Google Gemini w licencjach od Google (min. Business Starter)
Chciałbyś zacząć wdrożenie AI w firmie?
Zacznij od oceny gotowości Twojej firmy! Uzupełnij formularz w linku niżej a my odezwiemy się w ciągu 24 godzin.