Wdrożenie M365 a Wdrożenie AI w firmie - dlaczego warto to połączyć?

Wdrożenie M365 (Microsoft 365) to proces implementacji ekosystemu narzędzi biurowych, komunikacyjnych i współpracy dostarczanych przez Microsoft. Obejmuje ono takie aplikacje jak Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive, SharePoint oraz rozwiązania do automatyzacji i analizy danych, np. Power Automate, Power Apps, Power BI. Microsoft bardzo intensywnie inwestuje w rozwój swojego ekosystemu produktów oraz ich wiodącego AI - Microsoft Copilot. Jeżeli planujesz rozszerzyć zakres używanych narzędzi w Twojej firmie lub usprawnić jej działanie, warto, aby zrozumieć dlaczego warto łączyć te 2 wdrożenia. 

Zacznijmy od samego użycia produktów - każdy zna Worda, Excela, Power Pointa czy Outlooka. Ale czy słyszałeś kiedykolwiek o takich produktach jak Microsoft Loop czy Microsoft Planner? Obydwa bardzo poprawiają współpracę pomiędzy działami i przepływ informacji w obszarze współpracy projektowej. Są to krytyczne kompetencje dla usług profesjonalnych. Ich rola we wdrożeniu AI w firmie jest kluczowa i często nie potrzeba AI a produktów, które nie są na codzień używane.

A jak ma się do tego wdrożenie AI w firmie? A tak, że organizację posiadające produkty M365 mają dostęp do jednego z najbardziej bezpiecznego i darmowego AI - Microsoft Copilot pod linkiem copilot.microsoft.com. Produkt ten posiada te same zabezpieczenia jak pozostałe programy oraz co ważne - możesz w prosty sposób podłączyć swoje pliki, podsumować pliki w Wordzie czy przeszukać internet bez obaw o wyciek danych! 

Jaką rolę odgrywa w całym procesie Microsoft Copilot jak chcesz przejść przez wdrożenie M365? 

Po pierwsze, pozwala on rozszerzyć Twoją pracę i zakres możliwości:

• Generowanie i poprawianie maili w Outlooku
• Tłumaczenia, formatowanie i weryfikowanie treści dokumentów w Wordzie
• Przeprowadzanie analiz danych w Excelu
• Generowanie prostych prezentacji w Power Poincie
• Generowanie prostych artykułów w Microsoft Loop
• Podsumowywanie spotkań na Teamsie

Takie podejście pozwala jednoznacznie i praktycznie zdefiniować zakres używanych produktów AI oraz jak pracownicy mają reagować na predykcje wygenerowane przez AI. 

Copilot Studio to zaawansowane narzędzie, które pozwala na budowanie spersonalizowanych agentów AI oraz automatyzację procesów wewnętrznych. W przeciwieństwie do standardowego Microsoft Copilot, który wspomaga użytkowników w pracy z dokumentami i analizą danych, Copilot Studio umożliwia projektowanie dedykowanych asystentów AI dostosowanych do potrzeb firmy.

• Agenci codziennych zadań - dzięki Copilot Studio możesz tworzyć wirtualnych asystentów, którzy automatycznie odpowiadają na pytania pracowników na Microsoft Teams lub mogą analizować dokumenty i generować kluczowe podsumowania na podstawie wgranych plików.
• Usprawnienie komunikacji w firmie - na przykład automatyczne generowanie powiadomień o zmianach w dokumentach czy nowych politykach wewnętrznych.
• Zaawansowane automatyzacje procesów wewnętrznych -Copilot Studio współpracuje z Power Automate, co pozwala na automatyczne obsługiwanie wniosków urlopowych, faktur, zapytań o pomoc techniczną czy zautomatyzowanie cyklu zatwierdzania dokumentów między różnymi działami.

Potraktuj to jako inspirację jako kolejny etap w Twojej firmie oraz długoterminową wizję, jak AI może wspierać procesy wewnętrze w usługach profesjonalnych.

Power Apps to platforma low-code/no-code umożliwiająca szybkie tworzenie dedykowanych aplikacji biznesowych, które pomagają w automatyzacji procesów i eliminacji manualnej pracy.

Zastosowania biznesowe Power Apps:

• Aplikacje do zgłaszania i zatwierdzania wniosków – np. urlopowych, zakupowych czy serwisowych.
• Rejestracja i zarządzanie danymi klientów – tworzenie aplikacji do zbierania i przetwarzania informacji o klientach.
• Digitalizacja dokumentacji – eliminacja papierowych procesów i uproszczenie pracy administracyjnej.
• Monitorowanie zasobów – tworzenie aplikacji do zarządzania sprzętem, zasobami IT czy magazynami.

Z kolei Power Automate umożliwia integrację i automatyzację różnych działań w firmie, eliminując czasochłonne manualne procesy.

Case study ze wdrożenia Power Apps i Automate

Zastosowania biznesowe Power Automate:

• Automatyzacja przetwarzania dokumentów – np. skanowanie, klasyfikowanie i przechowywanie faktur.
• Powiadomienia i workflow – automatyczne powiadomienia o nowych zadaniach, przypomnienia o terminach.
• Integracja systemów IT – łączenie różnych aplikacji, np. SharePoint, Teams, Outlook czy Dynamics 365.
• Obsługa klientów i wsparcie – automatyczne przekierowywanie zgłoszeń, obsługa chatbotów i systemów helpdesk.

Dzięki Power Apps i Power Automate firmy mogą nie tylko usprawnić pracę zespołów, ale także zwiększyć efektywność operacyjną, eliminując manualne zadania i redukując ryzyko błędów.

Jak generować dokumenty masowo? Artykuł